Send EHF-Faktura
EHF er et papirløst fakturaformat som i utgangspunktet ble opprettet for å benyttes av statlige etater og kommuner, men som etter hvert også har blitt et vanlig format i det private næringsliv. Forkortelsen står for Elektronisk Handelsformat og er tilpasset en felleseuropeisk standard for mottak og forsendelser av elektroniske fakturaer.
Det er pålagt at alle statlige institusjoner og organisasjoner skal kreve å motta EHF-fakturaer. Denne avgjørelsen ble gjeldende fra og med 1. januar 2015 for alle kommunale norske instanser. Enkelte av kommunene som har gått over til å EHF-faktura krever også dette formatet til den grad at papirfakturaer ikke lenger blir godtatt.
En EHF-faktura blir automatisk kontrollert og lest av økonomisystemene til både sender og mottakere, noe som gjør at begge parter kan være trygge på at fakturaen blir sendt raskt og riktig.
Det eneste kravet som stilles til forsendelser av EHF-fakturaer er fakturasystemet man benytter seg av har støtte for formatet. Utover dette stilles de samme kravene til innhold og utfyllelse som en vanlig faktura sendt på e-post eller i posten. Det stilles altså ikke noen krav til spesielle avtaler med hverken banken din eller kunden du fakturerer.
Debet faktura
Benytter du deg av Debet Faktura som faktureringsprogram har du støtte for forsendelser av EHF-fakturaer. Vi sjekker også kundens organisasjonsnummer opp mot det sentrale adresseregisteret for EHF-fakturaer sånn at du kan være helt sikker på at også kunden din har støtte for formatet.
For at din faktura skal bli sendt som EHF til kunden din er alt du trenger å gjøre å velge dette alternativet i første steget av opprettelsen av fakturaen din. Debet Faktura sørger for å sjekke at alle formelle krav til fakturaen er oppfylt og at mottakeren har dekning for formatet.
Når du velger å sende EHF-faktura er det heller ikke nødvendig at du fyller inn hverken e-postadresse eller postadresse når den utstedes. Fakturaen blir gjennom Debet Faktura direkte overført fra din konto til mottakerens økonomisystem. Dette gjør at du kan være helt trygg på at din faktura ankommer riktig mottaker og at alle krav til fakturaens innhold tilfredsstiller regnskapslovens bestemmelser.
Med Debet Faktura har du støtte for alle funksjonene du trenger, deriblant også EHF-faktura. Vårt system er utarbeidet for å tilfredsstille alle dine formelle behov. Produktet vårt tilpasser vi raskt alle nye krav som måtte dukke opp på markedet, om det er fra private aktører eller offentlige instanser. Alle tjenestene du trenger til den daglige driften av din virksomhet får du altså i vårt fakturasystem.
Slik sender du EHF
Alle virksomheter som er registrert i EMLA kan motta EHF-fakturaer. EMLA står for Elektronisk mottakeradresseregister er et norsk register over hvilke foretak som kan motta dokumenter i EHF-format. Under følger en enkel anvisning for hvordan du kan sende EHF-fakturaer med Debet Faktura.
Aller først må du gå inn på nettsidene til Debet for å opprette en ny faktura. Når du har kommet så langt og er i ferd med å velge hvem som skal motta fakturaen vil systemet automatisk vise et grønt symbol til høyre for mottakeren, som forteller deg at kunden kan motta faktura som EHF. Om dette er tilfellet vil et ekstra menyvalg dukke opp i det du trykker på knappen «Opprett faktura».
På dette punktet i prosessen trykker du helt enkelt på knappen «Send som EHF», som tar deg videre til noen ekstra felter å fylle ut. Her legger du inn leveringsadresse, leveringsdato, postnummer, vår referanse og deres referanse. Når dette er gjort er du klar for å fylle ut fakturaen som vanlig, før den sendes til din mottaker som EHF. Grunnen til at disse ekstra feltene må fylles ut er helt enkelt for at det stilles krav til det ved utsendelser av EHF-fakturaer.