« Tilbake (Debet Regnskap Ordbok)
Pakkseddel – hva er en pakkseddel?
En pakkseddel er et informasjonsdokument som legges ved forsendelsen av et vareparti. Begrepet fraktbrev benyttes også i denne sammenhengen. En pakkseddel skal fortelle noe om vareforsendelsens hva, hvem og hvor med informasjon om:
- Mottaker
- Leverandør
- Spesifikasjon av varens betegnelse
- Spesifikasjon av varens antall
- Pris
- Eventuell vekt
Pakkseddelen blir utsendt i tillegg til fakturaen som følger ved kjøpet av en vare. Hensikten med å legge ved en pakkseddel er at kjøperen av en vare enkelt skal kunne kontrollere om innholdet i forsendelsen stemmer overens med bestillingen som er gjort. Når pakkseddelen og varen er mottatt er det fordelaktig å ta vare på denne for å kunne overse at man faktisk betaler for det man har fått. Finner man mangler ved opplysningene som står oppført i fakturaen man senere mottar skal disse arkiveres sammen med fakturen som spesifikasjon. Dette vil gjøre det enklere å rydde opp i feilen som har oppstått.
Det gjøres et skille mellom primær- og sekundærdokumentasjon i bokføringsloven. Et skille som i praksis betyr at dokumentasjon med direkte grunnlag for bokføring er primær. Dette gjelder for eksempel betalingskvitteringer og fakturaer. Primær dokumentasjon har ti år oppbevaringsplikt.
Vanligvis er pakkseddelen å regne som sekundær dokumentasjon på kjøp av en vare, da man ikke kan være helt sikker på at det som har blitt mottatt er det samme som har blitt betalt. Oppbevaringstiden for sekundær dokumentasjon er på tre år og seks måneder. Det finnes unntak som i enkelte tilfeller vil gjøre at pakkseddelen er å regne som primær dokumentasjon. Først og fremst gjelder dette ved forsendelsen av en ufullstendig faktura som referer til pakkseddelen for spesifikasjon.