« Tilbake (Debet Regnskap Ordbok)
Kundekartotek – hva er et kundekartotek?
Kundekartoteket til en virksomhet viser en samling av alle tidligere og nåværende kunder systematisert. Denne oversikten skal gjøre det enklere å finne informasjon om virksomhetens kunder til bokføringen, eller andre ganger det skulle være nødvendig.
For eksempel er det en fordel å vite hvordan du skal kontakte tidligere kunder om du vil informere om en redusert pris eller en ny kampanje. Hovedgrunnen til denne oversikten er likevel en mer praktisk bokføring. Et annet ord som blir brukt om den samme oversikten er kundeliste.
Kundene som ligger i kundekartoteket er alle individuelt lagret, og på grunn av dette kan man helt enkelt søke opp, og finne all ønskelig informasjon om én enkelt kunde. Man slipper dermed å lete frem den nødvendige informasjonen til, for eksempel, en faktura fra andre kilder enn kundekartoteket. Et annet nyttig kartotek man har som bedrift kan ha er leverandørkartoteket. Dette oppretter man med samme hensikt som kundekartoteket.
Eksempel
Sjokolade AS skal føre regnskap ved slutten av regnskapsperioden og trenger informasjon om hvor mye de har solgt og fakturert for til kundene sine. De kan da helt enkelt åpne kundekartoteket å se på hver enkelt kunde hvor mye de har kjøpt og betalt for, og føre dette inn i regnskapet sitt. Det samme gjelder for leverandørene til selskapet. De åpner helt enkelt leverandørkartoteket og finner informasjon om hvor mye de selv har kjøpt og betalt for, og fører dette som utgifter i regnskapet.